Журнал учета корреспонденции

shurnal-ucheta-korrespodenciiЖурнал учета корреспонденции – это документ, в котором следует размещать все данные в отношении поступающих бумаг в учреждение от корреспондентов. У каждой организации в процессе осуществления деятельности наблюдается получение и отправление различной корреспонденции в определенном объеме. Журнал позволяет упорядочить и систематизировать информацию в отношении деловых переписок путем сохранения всех данных и занесения их в документ. В результате подобные манипуляции в будущем помогут избежать всяческих споров и разногласий. Кроме того, будет отсутствовать риск получения необоснованных претензий к учреждению. Журнал некоторым образом доказывает необходимую информацию даже в ходе разбирательств в суде. Регистрация бумаг в журнале обеспечивает честность и грамотность проводимых работ.

Для чего нужен этот документ?

Организация, имеющая такой документ, как журнал учета входящей корреспонденции, облегчает себе работу. Получая при этом массу достоинств. Среди них присутствует упрощение обработки, классификации и учета входящих документов. Кроме того, документ позволяет уменьшить периоды исполнения действий, которые руководство поручает сотрудникам. В виде других преимуществ выступают регулирование работы подчиненного персонала и увеличение результативности проводимых работ.

Каким образом можно вести журнал учета корреспонденции?

Все организации пользуются разными методами ведения журнала учета входящей корреспонденции. Здесь основную роль играет количество получаемой корреспонденции. Различают три вида таких журналов:

  • Бумажный экземпляр;
  • Электронный документ;
  • Регистрация посредством СЭД.

Бумажным журналом может служить книга, приготовленная типографией. Ее формат – А4. Страницы документа выполнены в виде таблиц, которые позволяют систематизировать сведения путем внесения информации в необходимые графы. Также подобным журналом может служить и обыкновенная тетрадь. Заполнять подобный документ необходимо ручкой с синей, фиолетовой или голубой пастой.

Кроме того, существует электронный журнал учета входящей корреспонденции, образец которого сейчас очень просто отыскать в интернете. Он выполнен в формате таблиц, составленных в программах Excel или Word.

Однако в современном мире крупные организации предпочитают регистрировать корреспонденцию в системе электронного документооборота (СЭД). Но этот способ подходит только в том случае, если компания получает большое количество документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *