Журнал учета внутреннего контроля – это документ, который помогает следить за приходом и расходом денежных средств в организации. Осуществляют регулирование подобных процессов сотрудники из отделов экономики и финансов. Они также несут ответственность за достоверность предоставленных данных и отслеживание денежных потоков. Все бухгалтерские процедуры и операции должны находить отражение в данном документе. Здесь присутствуют специальные графы, созданные для более удобного контроля внутренних финансовых процессов. Например, необходимо вписывать дату, наименование процедуру, сумму притока или оттока денежных средств.
Внутренний контроль за приходом и расходом финансовых средств в организации должен осуществляться на основании закона «О бухгалтерском учете», нумеруемый № 402 и установленным в 2011 году 6 декабря. Это является неотъемлемым обязательством регулирования хозяйственной жизни на предприятии.
Вне зависимости от таких факторов, как ставка в расписании штатных сотрудников и структура в финансовой службе. Уполномоченному лицу нужно вести специальный журнал учета внутреннего финансового контроля. В этом документе должны содержаться также все известные ошибки и недочеты при исполнении финансовых операций и процедур. Кроме того, здесь же прописываются причины или обстоятельства, помешавшие исполнить тот или иной процесс.
Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля должен присутствовать в абсолютно любой организации, вне зависимости от ее сферы деятельности. Должностному лицу, ответственному за ведение такого документа, всю информацию в отношении финансовых операций сообщают сотрудники компании. Ответственный за ведение журнала человек должен непрерывно вести контроль и наблюдение за потоком денежных средств внутри организации. Тем не менее, подобный процесс нельзя считать свободным, поскольку действия уполномоченного лица в этом случае ограничиваются законодательством Российской Федерации. Некоторые сведения, касающиеся финансового контроля, являются государственной тайной.
Последовательность внесения записей в журнал учета финансового контроля должна происходить в порядке хронологии. Другими словами, к каждому действию должна быть поставлена определенная дата, то есть, день, в который совершалась та или иная процедура. Как правило, один журнал для финансового учета ведется в течение года, но хронологическая последовательность записей должна соблюдаться в строгом порядке.
Бумажный экземпляр подобного документа представлен в виде брошюры. Сегодня можно также найти и электронный вид такого документа, как журнал учета результатов внутреннего финансового контроля, пример которого легко найти в интернете. В таком документе в обязательном порядке должны присутствовать следующие графы таблицы:
- Дата процедуры;
- Наименование процедуры;
- Сумма прихода или расхода;
- Другие обстоятельства – причины невыполнения, риски, ошибки и прочая информация.
На первой странице журнала должны находиться:
- Название службы, которая несет ответственность за ведение журнала;
- Номер дела (папки);
- Период отчетности (обычно год, но бывают ситуации отчетных периодов в виде месяца, квартала и т.д.);
- Число страниц внутри документа.
Иногда журнал учета внутреннего финансового контроля, пример заполнения которого можно найти на различных сайтах, может вестись службой при помощи электронного формата. В этом случае главный бухгалтер должен поставить электронную подпись. По истечении полугода можно распечатать документ и оформить в соответствии с требованиями к бумажному экземпляру.