Расчеты с контрагентами

Поделиться:

 

Расчеты с контрагентами – важная составляющая деятельности любой коммерческой фирмы. Грамотно организованный процесс взаиморасчетов с деловыми партнерами позволяет предотвратить множество проблем, включая нарушение сроков выполнения задач, финансовые потери и т.д. Риск допустить ошибки особенно велик, когда речь идет о крупных и сложных сделках. Поэтому для каждой компании важно обеспечить правильный учет и контроль взаимодействия с контрагентами, в том числе, ведения расчетов с ними.

Кто выступает в роли контрагентов

В зависимости от специфики договорных взаимоотношений, в роли контрагентов выступают физические или юридические лица, которые сотрудничают с учреждением и проводят с ним финансовые расчеты. Иными словами, контрагент – это противоположная сторона сделки, заключенной между участниками бизнеса. Данное понятие объединяет поставщиков, кредитные фирмы, арендаторов/арендодателей, покупателей, заемщиков, грузополучателей/отправителей грузов и др.

Проверка контрагентов

Перед заключением контрактов и проведением расчетов с будущими контрагентами важно проверить их благонадежность. Это поможет отсеять неплатежеспособных партнеров, мошеннические фирмы-однодневки и недобросовестные компании из «черного списка» ФНС, из-за действий которых организация может столкнуться с претензиями налоговых служб и понести как денежные, так и репутационные убытки.

Объектами проверки являются:

  1. Руководящий состав фирмы – кто эти люди, не были ли они привлечены к уголовной или административной ответственности, не имеют ли проблем с правоохранительными органами и какими еще организациями руководят. Если личность руководителя компании вызывает сомнения, то в таком случае расчеты между контрагентами могут стать источником серьезных проблем (например, из-за несоблюдения сроков или условий контракта неблагонадежным партнером и т.п.).
  2. Срок деятельности – сколько времени работает фирма.
  3. Адреса организации (фактический и юридический) – не зарегистрировано ли учреждение в нежилых помещениях, не рассчитанных на ведение бизнеса, или по адресам, на которые записано свыше 10 юридических лиц.
  4. Лицензия на осуществление деятельности – есть ли у компании официальное разрешение на осуществление конкретного типа деятельности.

Для проверки контрагента можно использовать его ИНН, который фигурирует во многих документах, включая те, которые оформляются в рамках ведения расчетов с контрагентами. На официальном сайте Федеральной налоговой службы размещен соответствующий сервис, с помощью которого возможно узнать следующие данные о потенциальном партнере по его ИНН:

  • название юридического лица и его форма собственности;
  • информация об учредительском составе;
  • дата и место постановки на учет;
  • государственный регистрационный номер;
  • фактическое нахождение и адрес официальной регистрации;
  • используемая система налогообложения;
  • наличие отделений.

Проверка потенциального бизнес-партнера нужна, в первую очередь, для того, чтобы убедиться: контрагент, с которым компания собирается сотрудничать и проводить расчеты по договорам, реально существует, своевременно подает отчетность в налоговые органы, не является банкротом, не участвует в действующих судебных производствах и не имеет крупных долгов.

Принципы расчетов

Расчеты по счетам с контрагентами в бухгалтерском учете осуществляются по утвержденным схемам. Все транзакции, связанные с наличным/безналичным переводом денежных средств, должны выполняться с учетом актуальных требований законодательства, условий контрактов с финансовыми организациями и порядка проведения расчетно-кассовых операций.

При выполнении проводок по расчетам с контрагентами необходимо контролировать следующие аспекты:

  • наличие, сроки, остатки и лимиты задолженностей по контрактам;
  • сроки и распределение оплаты;
  • соответствие услуг заявленным требованиям;
  • объем, качество и состояние резервов поставленных товаров;
  • движение финансов;
  • детализация расчетных документов;
  • своевременность начислений выплат по коммунальным услугам/налогам и заработных плат;
  • создание платежных файлов для банков.

Для каждого контрагента, с которым производится расчет в рамках бухгалтерского учета, оформляется отдельный электронный документ, отражающий следующие данные: сведения о партнере и заключенном с ним контракте, ставка НДС, налоговое назначение, виды взаиморасчетов и счета для ведения расчетов с контрагентом. Транзакции регистрируются в данном документе, а также в специальных учетных программах, книгах, на бухгалтерских счетах, фиксирующих приход/расход денег, и в клиентских карточках.

Денежный расчет с контрагентами в бухгалтерском учете производится в соответствии с ведомостями. По завершении сотрудничества организация должна исполнить свои финансовые обязательства перед партнером путем выплаты ему суммы согласно договору и документально зафиксировать этот факт.

Виды расчетов

Различают разные виды расчетов между контрагентами, которые обладают своей спецификой и подчиняются определенным правилам учета и оформления.

Виды взаиморасчетов:

  1. С клиентами – прием денежных средств за товары/услуги, возврат излишков или авансов. Форма оплаты – безналичная/наличная, предоплата, кредит, аванс (подтверждается платежными требованиями, чеками из кассы, ордерами, выписками с расчетного счета банковской организации). Реализация продукта/ услуги отображается в продажной документации, заказе, отчете об исполненной заявке, а отгрузка товарной партии – в счет-фактуре, акте выполненных работ и накладной.
  2. С подрядчиками и поставщиками – проводки по расчетам с такими контрагентами осуществляются по следующим сделкам: покупка материальных ценностей и продукции (по договорам обмена или купли-продажи), предоставление услуг/работ (по контрактам подряда). Платежи осуществляются в полном объеме (по итогам отгрузки продукции или выполнения работ) или путем предоплаты. Взаиморасчеты проверяются по завершении отчетного периода. Наиболее предпочтительная форма расчетов – безналичная (в виде чеков, переводов электронных денег, платежных поручений, инкассо, аккредитивов). При приеме материальных ценностей предоставляются счета-фактуры, ТТН, сертификаты на товары.
  3. С сотрудниками. Расчеты с персоналом регламентированы налоговым, трудовым кодексом, а также другой нормативной документацией. Практикуются следующие виды оплаты: зарплата, бонусы, премии, доплаты, надбавки, повременная или сдельная оплата. При проведении расчетов с контрагентами (персоналом) применяются налоговые карточки, табели учета времени, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета для фиксации начислений/удержаний.

Способы расчетов

Учет проводок по расчетам с контрагентами – трудоемкий процесс, не допускающий ошибок и неточностей. Любые огрехи создают серьезные проблемы и могут привести к ощутимым убыткам. Чтобы минимизировать возможные риски и защитить бизнес от проблем, связанных со сложными ручными расчетами, была создана альтернатива в виде специальных сервисов и программных продуктов для автоматизации расчетов, контроля и рутинных процедур. Это:

  1. Облачные сервисы. Программы с разным набором опций, арендуемые в счет ежемесячных платежей (согласно выбранному тарифу). Данные хранятся на серверах фирмы-поставщика, предоставляющего техподдержку, обслуживание, настройку параметров под специфику работы заказчика и обновление системы. Сервисы доступны для пользования без привязки к рабочему месту. Это наиболее рациональный вариант для представителей малого или среднего бизнеса.
  2. Коробочное программное обеспечение. Программы со стандартным набором опций, приобретаемые за единоразовую оплату. Поддержка пакетов (администрирование, настройка) выполняется самой организацией.

Pin It on Pinterest