Ведение первичной документации

Поделиться:

ведение первичной документации в москвеВедение первичной документации в бухгалтерии – важный этап делопроизводства любой фирмы, позволяющий фиксировать все совершаемые хозяйственные операции. Первичные документы являются основанием для регистрации данных в соответствующих учетных регистрах и используются при налоговых ревизиях, решении проблемных ситуаций с контрагентами и т.д.

Наша компания оказывает услуги по оформлению и ведению первичной бухгалтерской документации. Мы работаем строго в соответствии с законодательством и соблюдаем действующие требования к оформлению, учету, контролю и хранению документов данного вида.

Какая первичная документация ведется в бухгалтерии

Ведение первичной учетной бухгалтерской документации предполагает работу с документами для внешнего и внутреннего пользования. Последние делятся на группы:

  1. Исполнительные – отображают транзакции, совершенные в текущем периоде.
  2. Распорядительные – содержат распоряжения и приказы, обязательные для исполнения работниками или отделами.
  3. Для бухгалтерского оформления – служат для систематизации информации об операциях. Примеры таких документов – журналы, книги, учетные карточки.

Первичная документация, используемая для ведения учета в бухгалтерии, может быть представлена в виде контракта между сотрудничающими сторонами, накладной на товар, счет-фактуры, акта приемки/сдачи, ведомости или табеля для расчета с персоналом, приходного/расходного кассового документа, кассовой книги и др.

При оформлении и ведении первичной бухгалтерской документации также учитываются стадии предпринимательской деятельности:

  1. Определение условий сделки – составляется договор между контрагентами, оформляется счет к оплате.
  2. Оплата (вознаграждение) в рамках сделки – подтверждается чеком терминала для приема платежей или выпиской с расчетного счета (при безналичном расчете) и приходным кассовым ордером или кассовым чеком (при оплате наличными).
  3. Выполнение работы/предоставление услуги/передача товарной единицы – оформляются чек на товар, накладная или акт выполненных работ/оказанных услуг.

Требования к оформлению

Бланки первичной бухгалтерской документации, используемые при ведении учета, могут быть как типовыми (унифицированными), так и разработанными сторонами сделки с учетом особенностей их деятельности.

Действующим законодательством утвержден список строго регламентированных типовых форм учетных документов, обязательных к применению в определенных случаях и не подлежащих корректировке (к ним относятся платежные и кассовые документы). При разработке неунифицированных бланков можно опираться на унифицированные образцы и вносить в них корректировки или дополнительные блоки. При этом, важно соблюдать стандарты федерального законодательства в части обязательных реквизитов. К числу таких реквизитов относятся:

  • дата оформления и название документа;
  • данные о фирме (которая разработала форму), позволяющие провести ее идентификацию;
  • содержание транзакции и указание стоимости;
  • указание количественных величин/натуральных измерителей;
  • подписи ответственных лиц с указанием их ФИО и должности.

Индивидуально составленные шаблоны для ведения первичной документации в бухгалтерии обязательны к утверждению локальным актом организации (приказом руководителя). Их также можно утвердить в качестве приложения к документу об учетной политике компании.

Ведение первичной документации

ведение документации

Ведение учета первичной документации требует обязательной внутренней регистрации каждого бланка в специальном журнале. При этом, все поступающие формы регистрируются как входящие, а документы, оформленные внутри фирмы – как исходящие.

Порядок регистрации и учета входящих документов состоит из следующих этапов:

  1. Приемка и первоначальная обработка.
  2. Сортировка по виду и назначению.
  3. Регистрация в журналах учета (с присвоением входящего номера и проставлением штампа).
  4. Визирование руководителем.
  5. Исполнение.

Для обеспечения эффективного ведения первичной учетной документации (т.е. контроля ее сохранности и рационального документооборота) утверждается график с номенклатурой дел. Он описывает порядок оформления, регистрации и передачи бланков на хранение с указанием ответственных лиц и времени исполнения. Исполненные и учтенные первичные документы (и бумажные, и электронные) должны храниться в течение определенного времени, а именно:

  • бланки-распоряжения, касающиеся основной деятельности организации – 75 лет;
  • приказы, затрагивающие административные вопросы – 5 лет;
  • документы, отражающие выполнение операций хозяйственного назначения – 3-5 лет.

Для некоторых учетных форм предусмотрены специальные периоды и условия хранения:

  • бланки, оформленные в период образования убытка (который был использован для снижения размера налога на прибыль), хранят до момента прекращения влияния итогов убыточности на налогооблагаемую базу;
  • документы по оприходованию активов, которые подлежат амортизации, не сдаются в архив в течение 4 лет с момента списания указанных активов;
  • формы, отражающие транзакции по образованию дебиторской задолженности, хранятся 4 года со дня признания долга безнадежным.

Первичные документы списываются специальной комиссией.

Ваши преимущества при обращении к нам

Ведение первичной бухгалтерской документации от нашей компании – это:

  1. Высокий профессионализм – наши бухгалтеры имеют профильное образование и большой опыт работы.
  2. Сокращение расходов – не нужно выделять дополнительное рабочее место и покупать ПО, платить зарплату штатному сотруднику и регулярно отправлять его на обучение.
  3. Отсутствие риска непредвиденных ситуаций – если наш специалист по какой-либо причине вынужден прекратить работу (например, из-за болезни или других обстоятельств), мы предоставим взамен другого профессионала.
  4. Гарантия качества услуг – мы берем на себя ответственность за результат.

Pin It on Pinterest