Ведение кассовых операций

Поделиться:

Учет и ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся в рамках профильной системы учета движения наличности в кассе организации. Это операции с юридическими или физическими лицами в виде приемки и выдачи наличных денег, выполняемые фирмами, различными предприятиями или банковскими учреждениями. Данный вид транзакций представляет собой комплекс материальных и технических мероприятий, направленных на инкассацию, выдачу и хранение наличности.

Все экономические субъекты РФ, в компетенцию которых входит работа с наличными денежными средствами, обязаны соблюдать актуальные законодательные нормативы по ведению кассовых операций. Порядок совершения подобных транзакций регламентируется Центральным банком Российской Федерации.

Как организовать порядок ведения кассовых операций

При осуществлении кассовых операций важно соблюдать требования к процессу учета движения наличности. В противном случае у учреждения неизбежно возникнут проблемы с органами контроля.

Рассмотрим порядок ведения учетно-кассовых операций:

  1. Назначение сотрудника на должность кассира. Обязанности по расчету транзакций с денежными средствами можно возложить на уже работающего специалиста. Или можно утвердить новую штатную единицу и подобрать подходящего соискателя на должность бухгалтера-кассира. Важное условие: кассир должен являться штатным сотрудником фирмы и хорошо разбираться в специфике осуществления кассовых операций расчета. Ответственное лицо обязано ознакомить специалиста с утвержденным порядком проведения операций с наличными средствами под роспись.
  2. Утверждение ограничений на максимальную сумму остатка в кассе (т.е. наличных денег, которые разрешено хранить в кассе постоянно, независимо от инкассаций и графика работы фирмы). Суммы сверх лимита необходимо переводить на расчетный счет компании. Единственное исключение – дни, когда осуществляются выплаты заработной платы, стипендий или пособий. Если лимит не согласован, то остаток в кассе на конец дня должен быть равен нулю, а вся наличность должна быть переведена на расчетный счет фирмы в обслуживающем банке. Еще один вариант – оставшиеся деньги выдаются руководителю или другому сотруднику под отчет.
  3. Регистрация каждого расхода и прихода, т.е. оформление соответствующего бланка первичной документации и фиксация транзакции в журнале учета приходных и расходных процедур.
  4. Фиксация финансовой транзакции в системе бухгалтерского учета. Каждое движение наличных в кассе должно отражаться на банковских счетах в виде бухгалтерской проводки, как того требует действующая инструкция по ведению бухучета.
  5. Обеспечение полного контроля транзакций. Всесторонний контроль в сочетании с регулярными проверками соблюдения правил ведения кассовых операций поможет избежать штрафов.

Формы для кассовых операций

Согласно действующему законодательству, все кассовые операции должны отражаться в соответствующих бланках первичной учетной документации: приходном или расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости, кассовой книге и др. Некоторые из бланков являются типовыми (унифицированными) и обязательными к использованию всеми учреждениями. Остальные (например, формы, отражающие кассовые операции с использованием контрольно-кассовых аппаратов) могут быть разработаны конкретными организациями с учетом специфики их деятельности. При этом, за основу при составлении бланка можно брать типовую форму документа и дополнять ее отдельными блоками.

Необязательные формы первичных документов, используемые при проведении кассовых операций (в связи с введением онлайн-касс):

  • журнал и расчетная справка кассира-операциониста;
  • данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке предприятия;
  • журнал для регистрации показаний суммирующих счетчиков (контрольных и денежных) ККМ, действующих без помощи кассира;
  • акт о возврате денег клиентам по неиспользованным чекам (включая ошибочно выпущенные чеки);
  • акт о проверке наличности в кассе;
  • акт о снятии показаний суммирующих и контрольных счетчиков денег при направлении ККМ в ремонт и ее возвращении в учреждение;
  • акт о регистрации контрольных счетчиков ККМ и переводе денежных суммирующих счетчиков на нули;
  • журнал учета регистрации вызовов мастеров технической службы и проведенных работ.

Что должно быть заполнено в обязательном порядке

При осуществлении внутренних кассовых операций с наличностью необходимо заполнять первичные документы по специальным формам. Все такие транзакции представляют собой движение подотчетных наличных средств (к примеру, выдача денег на командировочные расходы или на приобретение товаров, оборудования, расходных средств и т.п. для хозяйственных нужд компании). Они оформляются особым методом и должны соответствовать целям, указанным в чеке или другом первичном документе. При поступлении наличных денег (с банковского счета для выдачи зарплат/пособий или от сотрудников) составляют приходный кассовый ордер. При выдаче наличности составляют расходный кассовый ордер. Все типы транзакций хронологически фиксируют в кассовой книге.

Обязательные типовые формы первичных документов, оформляемых при проведении кассовых операций расчета (утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации):

  • приходный и расходный кассовые ордеры;
  • кассовая книга;
  • платежная или расчетно-платежная ведомость (при выдаче з/п).

Ответственность за правильно оформленные кассовые операции

Несоблюдение (или нарушение) правил проведения кассовых операций и работы с наличными финансами является наказуемым. К числу нарушений относятся:

  • превышение согласованного и утвержденного лимита остатка наличности в кассе;
  • неоприходование поступивших наличных средств через ККМ – использование контрольно-кассовых машин, внесенных в Государственный реестр, при реализации продукции, оказании услуг или выполнении работ за наличные является обязательным (это же относится и к транзакциям, проведенным с помощью банковских карт);
  • нарушение правил хранения денег;
  • превышение предельных норм при выполнении наличных кассовых операций в рамках расчета с контрагентами, являющимися индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами (все сверхлимитные суммы должны переводиться в безналичном порядке).

За нарушения, выявленные налоговой службой в ходе проверки, фирма на первый раз может получить предупреждение или сразу административный штраф в размере:

  • на юридическое лицо – от 40 до 50 тыс. руб. (дополнительно может быть наложен штраф в размере от 4 до 5 тыс. руб. на сотрудника, допустившего нарушение, к примеру, на директора, главбуха или старшего кассира);
  • на должностного сотрудника (индивидуального предпринимателя) – от 4 до 5 тыс. руб.

Размер штрафа или административного наказания зависит от степени серьезности нарушения и организационно-правовой формы учреждения. При этом, не имеет значения, по чьей вине (упущению или невнимательности) возникла проблема при ведении учета кассовых операций.

Штраф накладывают в следующих ситуациях:

  • превышение установленного лимита остатков наличности;
  • некорректное оприходование вырученных наличных денежных средств.

Предупреждение выносят при следующих нарушениях учета ведения кассовых операций:

  • некорректная эксплуатация ККМ или отсутствие данного оборудования (при условии, что за весь период, который охватывает проверка, не было обнаружено иных серьезных нарушений);
  • своевременная отправка руководителем предприятия ходатайства с просьбой об оформлении предупреждения, а также обязательства исправить выявленные нарушения в налоговый орган.

Как правило, учреждения, в ходе проверки которых неоднократно выявлялись нарушения при учете движения наличных средств, подвергаются более частым визитам со стороны представителей налоговых органов в сравнении с законопослушными компаниями и ИП.

Согласно практике компаний, работающих в различных экономических сферах, наиболее эффективное решение – сразу организовать правильное ведение и учет кассовых операций. Это позволит избежать проблем при внезапных проверках предприятия налоговой службой. Наша компания предлагает бухгалтерские услуги в ведении кассовых операций. Мы поможем правильно осуществлять кассовые операции и вести их учет. Заказать услугу можно по телефону +7 (499) 229-00-07

Pin It on Pinterest