Расчеты с контрагентами – важная составляющая деятельности любой коммерческой фирмы. Грамотно организованный процесс взаиморасчетов с деловыми партнерами позволяет предотвратить множество проблем, включая нарушение сроков выполнения задач, финансовые потери и т.д. Риск допустить ошибки особенно велик, когда речь идет о крупных и сложных сделках. Поэтому для каждой компании важно обеспечить правильный учет и контроль взаимодействия с контрагентами, в том числе, ведения расчетов с ними.
Кто выступает в роли контрагентов
В зависимости от специфики договорных взаимоотношений, в роли контрагентов выступают физические или юридические лица, которые сотрудничают с учреждением и проводят с ним финансовые расчеты. Иными словами, контрагент – это противоположная сторона сделки, заключенной между участниками бизнеса. Данное понятие объединяет поставщиков, кредитные фирмы, арендаторов/арендодателей, покупателей, заемщиков, грузополучателей/отправителей грузов и др.
Проверка контрагентов
Перед заключением контрактов и проведением расчетов с будущими контрагентами важно проверить их благонадежность. Это поможет отсеять неплатежеспособных партнеров, мошеннические фирмы-однодневки и недобросовестные компании из «черного списка» ФНС, из-за действий которых организация может столкнуться с претензиями налоговых служб и понести как денежные, так и репутационные убытки.
Объектами проверки являются:
- Руководящий состав фирмы – кто эти люди, не были ли они привлечены к уголовной или административной ответственности, не имеют ли проблем с правоохранительными органами и какими еще организациями руководят. Если личность руководителя компании вызывает сомнения, то в таком случае расчеты между контрагентами могут стать источником серьезных проблем (например, из-за несоблюдения сроков или условий контракта неблагонадежным партнером и т.п.).
- Срок деятельности – сколько времени работает фирма.
- Адреса организации (фактический и юридический) – не зарегистрировано ли учреждение в нежилых помещениях, не рассчитанных на ведение бизнеса, или по адресам, на которые записано свыше 10 юридических лиц.
- Лицензия на осуществление деятельности – есть ли у компании официальное разрешение на осуществление конкретного типа деятельности.
Для проверки контрагента можно использовать его ИНН, который фигурирует во многих документах, включая те, которые оформляются в рамках ведения расчетов с контрагентами. На официальном сайте Федеральной налоговой службы размещен соответствующий сервис, с помощью которого возможно узнать следующие данные о потенциальном партнере по его ИНН:
- название юридического лица и его форма собственности;
- информация об учредительском составе;
- дата и место постановки на учет;
- государственный регистрационный номер;
- фактическое нахождение и адрес официальной регистрации;
- используемая система налогообложения;
- наличие отделений.
Проверка потенциального бизнес-партнера нужна, в первую очередь, для того, чтобы убедиться: контрагент, с которым компания собирается сотрудничать и проводить расчеты по договорам, реально существует, своевременно подает отчетность в налоговые органы, не является банкротом, не участвует в действующих судебных производствах и не имеет крупных долгов.
Принципы расчетов
Расчеты по счетам с контрагентами в бухгалтерском учете осуществляются по утвержденным схемам. Все транзакции, связанные с наличным/безналичным переводом денежных средств, должны выполняться с учетом актуальных требований законодательства, условий контрактов с финансовыми организациями и порядка проведения расчетно-кассовых операций.
При выполнении проводок по расчетам с контрагентами необходимо контролировать следующие аспекты:
- наличие, сроки, остатки и лимиты задолженностей по контрактам;
- сроки и распределение оплаты;
- соответствие услуг заявленным требованиям;
- объем, качество и состояние резервов поставленных товаров;
- движение финансов;
- детализация расчетных документов;
- своевременность начислений выплат по коммунальным услугам/налогам и заработных плат;
- создание платежных файлов для банков.
Для каждого контрагента, с которым производится расчет в рамках бухгалтерского учета, оформляется отдельный электронный документ, отражающий следующие данные: сведения о партнере и заключенном с ним контракте, ставка НДС, налоговое назначение, виды взаиморасчетов и счета для ведения расчетов с контрагентом. Транзакции регистрируются в данном документе, а также в специальных учетных программах, книгах, на бухгалтерских счетах, фиксирующих приход/расход денег, и в клиентских карточках.
Денежный расчет с контрагентами в бухгалтерском учете производится в соответствии с ведомостями. По завершении сотрудничества организация должна исполнить свои финансовые обязательства перед партнером путем выплаты ему суммы согласно договору и документально зафиксировать этот факт.
Виды расчетов
Различают разные виды расчетов между контрагентами, которые обладают своей спецификой и подчиняются определенным правилам учета и оформления.
Виды взаиморасчетов:
- С клиентами – прием денежных средств за товары/услуги, возврат излишков или авансов. Форма оплаты – безналичная/наличная, предоплата, кредит, аванс (подтверждается платежными требованиями, чеками из кассы, ордерами, выписками с расчетного счета банковской организации). Реализация продукта/ услуги отображается в продажной документации, заказе, отчете об исполненной заявке, а отгрузка товарной партии – в счет-фактуре, акте выполненных работ и накладной.
- С подрядчиками и поставщиками – проводки по расчетам с такими контрагентами осуществляются по следующим сделкам: покупка материальных ценностей и продукции (по договорам обмена или купли-продажи), предоставление услуг/работ (по контрактам подряда). Платежи осуществляются в полном объеме (по итогам отгрузки продукции или выполнения работ) или путем предоплаты. Взаиморасчеты проверяются по завершении отчетного периода. Наиболее предпочтительная форма расчетов – безналичная (в виде чеков, переводов электронных денег, платежных поручений, инкассо, аккредитивов). При приеме материальных ценностей предоставляются счета-фактуры, ТТН, сертификаты на товары.
- С сотрудниками. Расчеты с персоналом регламентированы налоговым, трудовым кодексом, а также другой нормативной документацией. Практикуются следующие виды оплаты: зарплата, бонусы, премии, доплаты, надбавки, повременная или сдельная оплата. При проведении расчетов с контрагентами (персоналом) применяются налоговые карточки, табели учета времени, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета для фиксации начислений/удержаний.
Способы расчетов
Учет проводок по расчетам с контрагентами – трудоемкий процесс, не допускающий ошибок и неточностей. Любые огрехи создают серьезные проблемы и могут привести к ощутимым убыткам. Чтобы минимизировать возможные риски и защитить бизнес от проблем, связанных со сложными ручными расчетами, была создана альтернатива в виде специальных сервисов и программных продуктов для автоматизации расчетов, контроля и рутинных процедур. Это:
- Облачные сервисы. Программы с разным набором опций, арендуемые в счет ежемесячных платежей (согласно выбранному тарифу). Данные хранятся на серверах фирмы-поставщика, предоставляющего техподдержку, обслуживание, настройку параметров под специфику работы заказчика и обновление системы. Сервисы доступны для пользования без привязки к рабочему месту. Это наиболее рациональный вариант для представителей малого или среднего бизнеса.
- Коробочное программное обеспечение. Программы со стандартным набором опций, приобретаемые за единоразовую оплату. Поддержка пакетов (администрирование, настройка) выполняется самой организацией.